NÊN “CHỌN MẶT GỬI VÀNG” KHI GIỚI THIỆU NGƯỜI THAM KHẢO

Nhà tuyển dụng luôn biết rằng người tham khảo sẽ nói những điều tốt đẹp nhất về bạn. Vì thế, trong khi nói chuyện với người tham khảo, họ sẽ vờ như vô tình hỏi rằng “À, nhân tiện, anh/chị còn biết người nào khác hiểu rõ năng lực của bạn A nữa không?” Đó là cách để nhà tuyển dụng tìm hiểu thêm về bạn thông qua người tham khảo khác mà bạn không chuẩn bị trước. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị cho tình huống này. Ví dụ, khi bạn nhờ sếp làm người tham khảo, bạn có thể khéo léo hỏi sếp “Sếp nghĩ tôi có nên hỏi thêm ý kiến của ai khác làm người tham khảo nữa không?” Nếu sếp bạn đề nghị một người nào đó bạn cho là không phù hợp, bạn nên chủ động chọn một người khác thích hợp hơn.

Thông thường sau khi xác định được ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với sếp cũ của bạn để hỏi về bạn trước khi chính thức mời bạn làm việc. Bạn không biết ai là người đáng tin cậy có thể giúp bạn tạo ấn tượng thật tốt đối với nhà tuyển dụng? Bạn cũng không biết làm cách nào để thuyết phục sếp làm người tham khảo cho bạn? Không quá khó khăn như bạn nghĩ đâu, chỉ cần chuẩn bị một chút, bạn sẽ mời được người tham khảo phù hợp nói hộ cho năng lực của mình.

1. Chọn mặt gửi vàng
Trước tiên, bạn cần lên một danh sách những người tham khảo phù hợp nhất cho bạn. Dĩ nhiên, nếu được người uy tín và có vị trí cao làm người tham khảo thì bạn sẽ được đánh giá cao hơn. Nhưng hãy thử tưởng tượng xem, khi nhà tuyển dụng gọi điện cho Tổng Giám Đốc cũ của bạn để hỏi thăm về bạn nhưng người Tổng Giám Đốc này lại không nhớ gì về bạn. Chắc chắn bạn không muốn rơi vào tình huống này. Vì vậy, tốt nhất bạn nên nhờ người Trưởng phòng, người Giám sát trực tiếp, hay những người biết rõ về năng lực của bạn làm người tham khảo. Nếu là sinh viên mới ra trường, bạn có thể nhờ Giáo sư ở trường đại học của bạn làm người tham khảo.

Hãy thật chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên này. Nếu tình cờ người tham khảo là người quen trong gia đình, bạn đừng bao giờ thành thật nói điều đó với nhà tuyển dụng nhé.

2. Xin phép người tham khảo
Sau khi đã chọn lựa kỹ càng những người đáng tin cậy, bạn cần xin phép họ trước khi đưa thông tin liên lạc cho nhà tuyển dụng. Sẽ rất mất lịch sự nếu không xin phép trước. Người tham khảo có thể sẽ thấy bất ngờ và không có sự chuẩn bị để đưa ra những nhận xét có giá trị về bạn. Sau khi người tham khảo đồng ý, bạn nên kiểm tra lại chính xác thông tin liên lạc của họ và hỏi xem họ muốn nhà tuyển dụng liên lạc qua điện thoại hay qua email.

3. Chuẩn bị người tham khảo “dự phòng”
Nhà tuyển dụng luôn biết rằng người tham khảo sẽ nói những điều tốt đẹp nhất về bạn. Vì thế, trong khi nói chuyện với người tham khảo, họ sẽ vờ như vô tình hỏi rằng “À, nhân tiện, anh/chị còn biết người nào khác hiểu rõ năng lực của bạn A nữa không?” Đó là cách để nhà tuyển dụng tìm hiểu thêm về bạn thông qua người tham khảo khác mà bạn không chuẩn bị trước. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị cho tình huống này. Ví dụ, khi bạn nhờ sếp làm người tham khảo, bạn có thể khéo léo hỏi sếp “Sếp nghĩ tôi có nên hỏi thêm ý kiến của ai khác làm người tham khảo nữa không?” Nếu sếp bạn đề nghị một người nào đó bạn cho là không phù hợp, bạn nên chủ động chọn một người khác thích hợp hơn.

4. Chọn thời điểm phù hợp để cung cấp thông tin tham khảo
Nếu bạn thuyết phục được người tham khảo viết cho bạn một “thư giới thiệu”, đừng ngại đưa cho nhà tuyển dụng xem “chứng nhận” này về năng lực làm việc của bạn. Lưu ý, bạn chỉ nên trình bày thư giới thiệu đó khi nhà tuyển dụng yêu cầu. Đừng đính kèm thư này trong hồ sơ hay thư tìm việc gửi cho nhà tuyển dụng.

HỒ SƠ XIN VIỆC THEO DẠNG TỔNG HỢP

Hồ sơ viết theo trình tự thời gian: là dạng phổ biến nhất và được các nhà tuyển dụng ưa chuộng nhất. Nếu có quá trình làm việc liên tục và chuyên sâu vào một lĩnh vực nhất định, bạn hãy chọn hồ sơ này.

Bạn đã từng làm việc ở nhiều ngành nghề khác nhau và nay bạn muốn phát triển nghề nghiệp lâu dài trong một lĩnh vực hoàn toàn mới. Bạn muốn viết hồ sơ xin việc để nhà tuyển dụng chú ý đến năng lực của bạn thay vì quan tâm đến quá trình làm việc trước đây. Bạn nên sử dụng dạng hồ sơ nào trong trường hợp này?

Đối với những trường hợp ứng viên chuyển đổi nghề sang một lĩnh vực hoàn toàn mới như bạn, hồ sơ dạng tổng hợp nêu bật những thành tích đạt được trong công việc trước đây và nêu rõ những khoảng thời gian thực hiện những công việc đó. Đây là dạng tổng hợp giữa cách viết theo trách nhiệm công việc và theo trật tự thời gian bao gồm:

• Phần giới thiệu mô tả Mục tiêu và Tóm lược nghề nghiệp
• Kinh nghiệm làm việc mô tả thành tích đạt được của ứng viên theo 3-5 nhóm kỹ năng khác nhau, kèm với thời gian làm việc, tên và địa chỉ công ty từng làm.

Ưu điểm:
Nêu rõ thành tích của người tìm việc và thời điểm đạt được những thành tích này. Vì vậy, người tìm việc có thể tránh không để nhà tuyển dụng nghĩ rằng đang cố che giấu khiếm khuyết nào đó trong quá trình làm việc trước đây.

Khuyết điểm: 
Phần lớn nhà tuyển dụng không thích đọc hồ sơ dạng tổng hợp vì nó không thể hiện rõ toàn bộ quá trình làm việc trước đây của ứng viên.
Vì vậy bạn cần cân nhắc trường hợp của mình để chọn hình thức hồ sơ phù hợp nhất:

• Hồ sơ viết theo trình tự thời gian: là dạng phổ biến nhất và được các nhà tuyển dụng ưa chuộng nhất. Nếu có quá trình làm việc liên tục và chuyên sâu vào một lĩnh vực nhất định, bạn hãy chọn hồ sơ này.
• Hồ sơ viết theo trách nhiệm công việc hay dạng tổng hợp ít được sử dụng hơn và chỉ phù hợp với những người có quá trình phát triển nghề nghiệp không chuyên sâu vào một lĩnh vực nhất định, người muốn chuyển sang ngành nghề khác với lĩnh vực hiện tại, ứng viên có ít kinh nghiệm làm việc hay bị khoảng trống thời gian trong quá trình làm việc.

HÔ BIẾN HỒ SƠ TÌM VIỆC THÀNH THƯƠNG HIỆU QUẢNG BÁ CHO BẠN

Ví dụ: Xây dựng và sắp xếp thật hệ thống kho lưu trữ hồ sơ của công ty, hỗ trợ các phòng ban tra cứu dữ liệu, cập nhật văn bản pháp luật mới nhất một cách dễ dàng.

Bạn có biết nhà tuyển dụng thường chỉ ”ghé mắt” qua hồ sơ của bạn trong vòng 20 giây để đánh giá liệu bạn có là ứng viên lý tưởng hay không. Chính vì vậy, viết CV cũng giống như viết quảng cáo. Hồ sơ của bạn phải nhanh chóng thuyết phục được nhà tuyển dụng bạn là người mà họ đang tìm kiếm. Làm được điều đó, bạn sẽ nắm trong tay 50% cơ hội thành công!

Chuyển “mục tiêu nghề nghiệp” thành “thương hiệu” hấp dẫn

Mục tiêu nghề nghiệp xuất hiện ở phần đầu của hồ sơ là mục tạo ấn tượng đầu tiên về bạn đối với nhà tuyển dụng. Vì thế, bạn cần biết cách sử dụng công cụ này thật hiệu quả để thu hút nhà tuyển dụng ngay từ những giây đầu tiên. Điều nhà tuyển dụng thật sự quan tâm là mục tiêu nghề nghiệp của bạn có đi đôi với đường hướng phát triển của vị trí mà họ đang tuyển hay không. Vì thế, hãy trình bày mục tiêu định hướng nghề nghiệp của bạn thật rõ ràng và phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển.

Ví dụ: Với thế mạnh là kỹ năng giải quyết vấn đề & quản lý thời gian cùng 2 năm kinh nghiệm ở vị trí nhân viên hành chánh văn phòng, tôi mong muốn trở thành Trưởng phòng hành chánh trong 3 năm tới.

Nêu bật các lợi ích bạn sẽ mang đến cho công ty 
Để hồ sơ của bạn “ăn điểm” so với những ứng viên tầm tầm bậc trung khác, bạn phải nêu bật được “điểm độc đáo” của mình để nhà tuyển dụng nhận diện được bạn là một thành viên không thể thiếu trong công ty họ. Hãy tập trung mô tả các lợi ích mà bạn có thể mang đến sau:

- Bạn sẽ gia tăng doanh số bằng cách nào?
- Bạn sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí ra sao?
- Bạn sẽ làm gì để xây dựng thành công hình ảnh và thương hiệu của công ty?

Lưu ý: lợi ích mà bạn trình bày cần phù hợp với thông tin bạn mô tả trong “mục tiêu nghề nghiệp”.

Chứng minh thành tích bằng con số cụ thể
Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên có khả năng làm tăng doanh số hay tiết kiệm chi phí đáng kể cho công ty. Vì vậy hãy mạnh dạn nêu rõ bằng con số những thành tích bạn đã đóng góp cho công ty trước đây. Điều đó sẽ giúp bạn nổi bật hơn hàng trăm ứng viên khác (xem ví dụ “mục tiêu nghề nghiệp” nêu trên).

Tuy nhiên, nếu thành tích của bạn không gắn liền với những con số, bạn vẫn có thể trình bày một cách thuyết phục theo hướng khác.

Ví dụ: Xây dựng và sắp xếp thật hệ thống kho lưu trữ hồ sơ của công ty, hỗ trợ các phòng ban tra cứu dữ liệu, cập nhật văn bản pháp luật mới nhất một cách dễ dàng.

Nên nhớ bạn không phải là ứng viên duy nhất. Có hàng chục, thậm chí hàng trăm đối thủ đang cạnh tranh với bạn đó. Vì vậy, ngoài việc phát huy tối đa khả năng viết hồ sơ, bạn nên tham khảo ý kiến của người thân quen có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mà bạn quan tâm. Với một hồ sơ thật chuyên nghiệp và ấn tượng, bạn mới có cơ may làm cho nhà tuyển dụng đặt hồ sơ của bạn ở vị trí “top ten” trên chồng hồ sơ cao ngất của những ứng viên khác.

CÁCH VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC NHƯ THẾ NÀO PHÙ HỢP NHẤT VỚI BẠN?

Ưu điểm: Hồ sơ viết theo trật tự thời gian thể hiện rõ ràng công việc bạn đã phụ trách trong các khoảng thời gian cụ thể và liền mạch, vì vậy giúp nhà tuyển dụng nắm rõ quá trình công tác của bạn. Đây là dạng hồ sơ được phần lớn các nhà tuyển dụng quan tâm.

Bạn đang tìm việc và bối rối không biết hình thức hồ sơ nào phù hợp nhất với bạn. Bạn thử tham khảo các website việc làm đây đó, và phát hiện ra có rất nhiều kiểu dạng hồ sơ làm bạn đâm ra rối trí hơn nữa. Vậy bạn nên chọn cách viết nào đây?

Về cơ bản, có 3 cách viết hồ sơ: viết theo trình tự thời gian, viết theo trách nhiệm công việc và dạng phối hợp. Mỗi loại hồ sơ có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bạn cần linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp nhất tùy thuộc vào tình huống và mục đích của bạn.

Hồ sơ viết theo trình tự thời gian giúp bạn trình bày kinh nghiệm làm việc, thành tích, trình độ học vấn, kỹ năng đạt được… theo trình tự thời gian gần đây nhất. Ví dụ công ty hiện tại hay công ty bạn làm việc gần đây nhất được trình bày trước tiên. Dạng hồ sơ này gồm các mục chính sau:

• Mục tiêu nghề nghiệp hay Tóm lược nghề nghiệp:mô tả ngắn gọn những điểm mạnh của bạn nhằm thu hút nhà tuyển dụng ngay từ giây phút đầu tiên. Mô tả này cần phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển.
• Kinh nghiệm làm việc: nêu rõ tên công ty hiện tại hoặc trước đây, công việc phụ trách, ngày tháng làm việc, các chức vụ bạn nắm giữ… theo trình tự thời gian gần đây nhất và lùi dần về sau. Bạn có thể mô tả ngắn gọn sơ lược về công ty, các hoạt động và thành tích nổi bật của công ty cũ, ví dụ “công ty gần đây nhất của tôi là công ty nước giải khát hàng đầu có doanh thu hàng năm lên đến 100 triệu đô la”.
  Trình bày Trách nhiệm chính và Thành tích đạt được: Bạn cần nêu bật những thành tích đạt được trong mỗi vị trí công việc bạn từng phụ trách và nêu rõ mối liên quan của những thành tích này với công việc bạn dự tuyển.

Lưu ý:
• Khi viết hồ sơ bằng tiếng Anh, bạn cần sử dụng thì quá khứ (ví dụ "initiated") để mô tả những công việc bạn từng phụ trách.
• Sử dụng các động từ như “đạt được”, “quản lý” thay cho những từ nghe không được “hoành tráng” như “có được”, “trông nom”… và sử dụng con số để trình bày thành tích của bạn nghe thuyết phục hơn.
• Mô tả ngắn gọn và súc tích vì câu chữ dài dòng sẽ không thu hút nhà tuyển dụng đọc hết hồ sơ của bạn.
• Đối với vị trí quản lý, bạn nên nêu rõ số nhân viên mà mình quản lý trong hồ sơ.

Ưu điểm: Hồ sơ viết theo trật tự thời gian thể hiện rõ ràng công việc bạn đã phụ trách trong các khoảng thời gian cụ thể và liền mạch, vì vậy giúp nhà tuyển dụng nắm rõ quá trình công tác của bạn. Đây là dạng hồ sơ được phần lớn các nhà tuyển dụng quan tâm.

Khuyết điểm: bạn sẽ ít có cơ hội được gọi phỏng vấn nếu công việc gần đây nhất của bạn không liên quan đến vị trí dự tuyển. Trong trường hợp đó, bạn nên dùng hồ sơ viết theo trách nhiệm công việc mà chúng tôi sẽ giới thiệu trong bài viết sau.

VIẾT THƯ TÌM VIỆC NHƯ THẾ NÀO ĐỂ THU HÚT NHÀ TUYỂN DỤNG?

Hãy trình bày rằng bạn rất mong được gặp nhà tuyển dụng trong một cuộc phỏng vấn gần đây nhất để bạn có thể trao đổi nhiều hơn về kinh nghiệm làm việc của mình và những yêu cầu cụ thể của công việc. Cuối cùng bạn sẽ kết thư tìm việc bằng cụm từ "Trân trọng".

Có lẽ ít người hiểu được tầm quan trọng của thư tìm việc khi gửi đơn ứng tuyển vào một công ty. Một thư tìm việc hay sẽ giúp bạn thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng. Vì vậy, thư tìm việc cần được trình bày một cách lôi cuốn và thuyết phục để bạn có cơ hội được mời phỏng vấn.

Bạn có thể tham khảo một số mẹo viết thư tìm việc sau (xem mẫu) để “loại” các ứng viên khác có trình độ tương đương ngay từ vòng đầu.

 Tìm hiểu kỹ về công ty dự tuyển
Bạn cần tìm hiểu tình hình hoạt động, mục tiêu và văn hóa của công ty qua website, tạp chí nội bộ của công ty… Điều đó cho thấy bạn thực sự quan tâm đến công ty và tạo ấn tượng tốt về bạn đối với nhà tuyển dụng.

Trình bày phần mở đầu, phần chính và đoạn kết của thư tìm việc
Mở đầu:
Hãy mở đầu bằng cách nêu rõ tên người nhận thư, ví dụ “Kính thưa bà Smith” thay vì viết mơ hồ là “Thưa ông/bà” hay “Gửi người liên quan”. Sau đó hãy nêu vị trí mà bạn muốn dự tuyển.

Phần chính: 
Hãy trình bày để nhà tuyển dụng thấy bạn có đủ trình độ, kỹ năng và động lực làm việc phù hợp với yêu cầu công việc; đặc biệt nhấn mạnh các thành tích trước đây của bạn. Bằng cách đó bạn sẽ chứng minh được năng lực của mình và bạn là người duy nhất phù hợp với công việc.

Đoạn kết: 
Hãy trình bày rằng bạn rất mong được gặp nhà tuyển dụng trong một cuộc phỏng vấn gần đây nhất để bạn có thể trao đổi nhiều hơn về kinh nghiệm làm việc của mình và những yêu cầu cụ thể của công việc. Cuối cùng bạn sẽ kết thư tìm việc bằng cụm từ "Trân trọng".

Chú ý:
• Thư tìm việc của bạn cần mang phong thái tích cực và lạc quan.
• Đừng dùng một mẫu thư tìm việc cho tất cả các vị trí dự tuyển vì mỗi công việc có những yêu cầu khác nhau.
• Đừng viết một thư tìm việc quá dài, chỉ nên viết tối đa 1 trang.

Nhưng hãy nhớ “Một cây làm chẳng nên non”: thư xin việc hay chưa đủ, mà cần đi kèm với một hồ sơ thuyết phục để tạo ấn tượng tốt đẹp đầu tiên về bạn đối với nhà tuyển dụng.

CÁCH VIẾT MỘT HỒ SƠ TRỰC TUYẾN NỔI BẬT?

Sau khi được hệ thống theo dõi hồ sơ ứng viên “chấm được nhiều điểm”, đã đến lúc bạn “tạo cảm tình” với nhà tuyển dụng đây. Bạn nghĩ rằng những kiểu chữ lạ mắt và nhiều màu sắc sẽ giúp cho hồ sơ bạn nổi bật hơn? Cẩn thận đấy, chúng sẽ làm cho hồ sơ của bạn trông rối hơn. Vì vậy, bạn cần trình bày hồ sơ thật rõ ràng và dễ đọc:

Bạn muốn đăng hồ sơ của mình lên mạng nhưng cứ do dự mãi: làm sao để thu hút nhà tuyển dụng đây? Bạn có biết để nổi bật hơn hàng trăm ngàn ứng viên đăng hồ sơ trực tuyến, bạn cần hiểu rõ cách vận hành của hệ thống theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) của một website việc làm.

Hệ thống theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên sẽ tự động chọn lọc những hồ sơ phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm ứng viên của nhà tuyển dụng. Vì vậy khi bạn đăng hồ sơ lên website việc làm, hệ thống sẽ tự động lọc ra những thông tin, từ khóa quan trọng trong hồ sơ (như vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ học vấn…) Và khi nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên bằng cách nhập từ khóa vào website, ATS sẽ tìm ra những hồ sơ phù hợp nhất dựa vào thông tin ứng viên mà hệ thống đã lọc ra trước đây. Chính vì thế, bạn cần tạo một hồ sơ có nhiều từ khóa liên quan đến vị trí ứng tuyển để tối đa hóa cơ hội được nhà tuyển dụng tìm thấy.

Những gợi ý dưới đây sẽ đem đến cho bạn nhiều lợi thế, giúp cho hồ sơ của bạn lọt vào tầm ngắm của nhà tuyển dụng thông qua các website việc làm hiện nay.

1. Tận dụng triệt để các từ khóa quan trọng 
Trước tiên, bạn cần xác định rõ mình muốn ứng tuyển công việc gì. Tiếp theo bạn hãy tìm hiểu xem các nhà tuyển dụng thường yêu cầu những kinh nghiệm, kỹ năng và thành tích nào cho công việc đó. Hãy nghiên cứu thật kỹ bảng mô tả công việc mà bạn muốn ứng tuyển cũng như các công việc tương tự đăng trên mạng. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng xác định được những từ khóa quan trọng phổ biến để áp dụng ngay cho hồ sơ của bạn.

Đừng quên nêu bật kinh nghiệm, trình độ học vấn và thành tích liên quan đến vị trí muốn ứng tuyển. Và cũng đừng bỏ sót những kỹ năng, các từ chuyên ngành hay bất cứ bằng cấp, học vị nào của bạn nhé.

Ví dụ: những cụm từ như: trưởng phòng Tiếp Thị và Truyền Thông, Giám Đốc Tài Chính, Thạc Sĩ Quản Trị Kinh Doanh - MBA, hay những từ khóa như ACCA, TOEFL hay IELTS… sẽ giúp cho hồ sơ của bạn dễ dàng lọt vào “tầm ngắm” của hệ thống.

2. Thường xuyên cập nhật hồ sơ
Một hồ sơ mới được cập nhật sẽ cho thấy bạn đang chủ động tìm kiếm một cơ hội việc làm mới. Ngoài ra, bạn có thể cập nhật thông tin liên lạc cũng như những thông tin liên quan đến thành tích nổi bật gần đây nhất của mình.

3. Trình bày hồ sơ rõ ràng, dễ đọc
Sau khi được hệ thống theo dõi hồ sơ ứng viên “chấm được nhiều điểm”, đã đến lúc bạn “tạo cảm tình” với nhà tuyển dụng đây. Bạn nghĩ rằng những kiểu chữ lạ mắt và nhiều màu sắc sẽ giúp cho hồ sơ bạn nổi bật hơn? Cẩn thận đấy, chúng sẽ làm cho hồ sơ của bạn trông rối hơn. Vì vậy, bạn cần trình bày hồ sơ thật rõ ràng và dễ đọc:
- Không dùng những kiểu chữ phức tạp, gạch dưới, hay có bóng đổ (shadow).
- Sử dụng font chuẩn như Times, Arial, Courier hay Helvetica… với kích cỡ từ 10 đến 14.
- Trách sử dụng ngoặc vuông hay ngoặc tròn.

Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị hai hồ sơ: một bản để gửi trực tuyến và một bản dành cho buổi phỏng vấn đầu tiên. Đây là lúc bạn có thể phát huy khả năng “khéo tay hay làm” của mình: những kiểu chữ ấn tượng được trình bày và in trên giấy đẹp mắt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ những giây phút đầu tiên.

NÊN LÀM GÌ KHI KỸ NĂNG CỦA BẠN CHƯA ĐÁP ỨNG HOÀN HẢO YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Nếu bạn thiếu một kỹ năng cần thiết, nhưng đáp ứng được các yêu cầu khác, hãy đề cập tới khóa học mà bạn dự định theo đuổi để nâng cao kỹ năng đó.

Trong quá trình tìm việc, ứng viên không đáp ứng hoàn hảo các yêu cầu về kinh nghiệm và kỹ năng hiện khá phổ biến. Vậy bạn cần làm gì khi chỉ thiếu một vài kỹ năng cho việc làm mới? Các chuyên gia khuyên bạn không nên thoái chí. Để thu hút nhà tuyển dụng, bạn cần nhấn mạnh những kỹ năng bạn có thay vì thành thật nói đến những kỹ năng bạn còn thiếu.

NÊN trình bày hồ sơ theo thành tích công việc.
Một hồ sơ được trình bày theo thành tích công việc sẽ nhấn mạnh được kinh nghiệm của ứng viên. Thành tích đó cần phù hợp với công việc cụ thể mà bạn đang ứng tuyển. Vì vậy bạn cần nhấn mạnh các phẩm chất hay thành tích chứng minh bạn phù hợp nhất với vị trí đó. Bạn nên trình bày năng lực theo trình tự yêu cầu nêu trong bảng mô tả công việc. Thông thường, các nhiệm vụ quan trọng nhất của công việc xuất hiện ở phần đầu của bảng mô tả công việc, và các nhiệm vụ ít quan trọng hơn xuất hiện bên dưới.

NÊN trình bày kỹ năng nghề nghiệp 
Điều đó giúp nhấn mạnh các kinh nghiệm cụ thể và phẩm chất đặc biệt của bạn liên quan đến yêu cầu công việc. Đây là một cách hữu hiệu để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Tùy thuộc vào loại công việc mà bạn ứng tuyển, các mục này có thể gồm “Có kỹ năng quản lý bán hàng/chăm sóc khách hàng/viết quảng cáo...”

KHÔNG thổi phồng năng lực của bạn
Nếu chỉ để được gọi phỏng vấn, bạn thổi phồng thành tích và năng lực của mình, thì chắc chắn bạn sẽ bị nhà tuyển dụng phát hiện và từ chối.

NÊN viết một bức thư xin việc thuyết phục kèm theo hồ sơ
Các bức thư xin việc không nên dài quá 2 trang và phải thuyết phục được nhà tuyển dụng bạn có những phẩm chất đáng quý gì cho công ty họ. Thư xin việc cần đề cập tới các kinh nghiệm của bạn có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Nếu bạn có 4 trong số 6 kỹ năng mà công ty cần, thư của bạn cần nhấn mạnh tới các kỹ năng này và lờ đi các kỹ năng còn thiếu.

KHÔNG sử dụng một loại thư xin việc 
Thư xin việc là cơ hội đầu tiên giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Đừng viết thư xin việc theo một khuôn mẫu nào đó trong sách vở. Bạn chỉ nên tham khảo các mẫu này và bắt tay viết thư xin việc có nội dung phù hợp với công việc ứng tuyển. Nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng nhận ra ngay những lá thư giống nhau và sẵn sàng cho chúng vào sọt rác.

NÊN đóng vai nhà tuyển dụng khi viết thư xin việc
Bạn hãy tự hỏi: “Nếu mình là nhà tuyển dụng, tại sao mình phải chọn người này chứ không phải là các ứng viên khác?” Nghiền ngẫm câu trả lời khi bạn viết thư xin việc.

KHÔNG xem nhẹ các kỹ năng giao tiếp cá nhân
Khả năng làm việc hợp tác tốt với người khác, có thái độ tích cực và có thể bảo mật thông tin là những phẩm chất quan trọng được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Bạn nên nhấn mạnh các yếu tố này trong cả thư xin việc và hồ sơ.

NÊN chứng tỏ bạn sẵn sàng và có thể học hỏi các kỹ năng mới
Nếu bạn thiếu một kỹ năng cần thiết, nhưng đáp ứng được các yêu cầu khác, hãy đề cập tới khóa học mà bạn dự định theo đuổi để nâng cao kỹ năng đó.

KHÔNG giới hạn kinh nghiệm trong những công việc ăn lương
Có rất nhiều kỹ năng được hình thành qua các công việc tình nguyện hay các hoạt động cộng đồng. Hãy nhớ cho nhà tuyển dụng biết về các kỹ năng có được từ cuộc sống của bạn. Ví dụ, nếu việc tuyển dụng yêu cầu kỹ năng quản lý ngân sách, hãy cho họ biết bạn từng làm thủ quỹ ở trường trung học và nhờ vậy bạn đã học hỏi những kinh nghiệm quý báu về cách quản lý ngân sách và làm báo cáo thu chi như thế nào.

CÁCH HOÀN THIỆN HỒ SƠ TRỰC TUYẾN

Để gây ấn tượng tốt cho NTD, bạn nên trình bày hồ sơ một cách, dễ đọc, dễ nhìn. Không nên dùng các kiểu chữ (font) điệu đà, in nghiêng hay in đậm. Tốt nhất bạn nên dùng font Times New Roman hay Arial kích cỡ từ 12–14. Nhớ sử dụng dấu gạch đầu dòng (bullet point) để làm nổi bật các ý chính.

Bạn có biết cơ sở dữ liệu của trang VietnamWorks quản lý trên 288.000 bộ hồ sơ tìm việc trực tuyến của ứng viên? Vậy làm thế nào bạn có thể làm cho hồ sơ của mình nổi bật trong số hàng trăm ngàn hồ sơ của người tìm việc đăng trên một website việc làm?

Một số “bí kíp” sau có thể giúp bạn:

1. Sử dụng từ khóa phù hợp
Do các website việc làm có hệ thống ATS (Automatic Tracking System) - hệ thống chuyên theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên, bạn cần chú ý trình bày càng nhiều càng tốt các từ khóa mô tả năng lực, thành tích và kinh nghiệm làm việc của bạn để thu hút sự chú ý của NTD. Lưu ý là những từ khóa này phải phù hợp với công việc bạn muốn tìm. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng các từ ngữ “bán giải pháp, xây dựng mối quan hệ, dịch vụ khách hàng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán” khi muốn tìm việc nhân viên kinh doanhvà loại bỏ những từ khóa không phù hợp như: “biên dịch”, “nhập liệu”….

2. Không “lệch”mục tiêu 
Nhiều ứng viên vì muốn “tiết kiệm” thời gian và công sức đã soạn thảo một mẫu hồ sơ dùng cho tất cả công việc. NTD có thể dễ dàng nhận ra điều này thông qua những chi tiết “lạc điệu”. Chẳng hạn, bạn muốn làm nhân viên kinh doanh nhưng trong phần mục tiêu nghề nghiệp bạn lại viết “Tôi muốn tạo dựng sự nghiệp trong lĩnh vực Dịch Vụ Khách Hàng”. Vì thế, tùy theo vị trí nhắm đến, bạn cần điều chỉnh nội dung hồ sơ (đặc biệt là phần mô tả kinh nghiệm làm việc, thành tích và kỹ năng) cho phù hợp.

3. Chi tiết kinh nghiệm, cụ thể thành tích 
NTD luôn muốn biết bạn có khả năng đảm nhiệm vị trí họ đăng tuyển hay không. Vì vậy, bạn cần mô tả chi tiết những công việc bạn đã đảm trách cũng như những thành tích bạn đã đạt được. Để tăng tính thuyết phục, bạn nên dùng con số và tỷ lệ phần trăm để minh họa cho những thông tin này. Ví dụ: “Trong năm vừa qua, tôi đã mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm X tại tỉnh Z từ 40 lên thành 100 đại lý.”

4. Ngắn gọn, súc tích
Nhiều ứng viên có suy nghĩ: hồ sơ càng dài thì càng gây ấn tượng cho NTD bởi những công việc họ đã làm. Đây hoàn toàn là suy nghĩ sai lầm! Một hồ sơ dài “lê thê” chỉ khiến NTD cảm thấy “ngán ngẩm” và chẳng muốn đụng đến. Bí quyết của một hồ sơ hay là “nhấn đúng chỗ”! Thông tin trình bày cần đi thẳng vào vấn đề và liên quan đến vị trí bạn đang muốn ứng tuyển.

5. Không “đánh đố” NTD
Đừng làm NTD rối trí bằng cách viết tiếng Việt không dấu hoặc viết tắt trong hồ sơ, chẳng hạn như: “Tốt nghiệp ngành XDDD (xây dựng dân dụng)” hay “Tốt nghiệp ngành CKCTM (Cơ khí chế tạo máy), su dung thanh thao vi tinh van phong…” ? Nhìn chung, bạn không nên viết tắt trong hồ sơ của mình, trừ khi cụm từ đó đã quá phổ biến như Tp.HCM.

6. Sử dụng động từ 
Hãy bắt đầu mỗi ý bằng một động từ để tăng thêm sức mạnh cho kinh nghiệm làm việc của bạn như: “Quản lý”, “Thiết kế” hay “Tổ chức”. Ví dụ: Thiết kế tờ rơi quảng cáo cho chương trình marketing của công ty. Các động từ tiếng Anh chia ở quá khứ cho biết là bạn đã và có thể làm tốt các trách nhiệm trước đây.

7. Tránh những thông tin tiêu cực
Hồ sơ không phải là nơi để bạn trình bày bạn từng bị đuổi việc vì một lý do nào đó. Hãy chọn lọc những thông tin tích cực để đưa vào hồ sơ. Còn những vấn đề tế nhị như lý do rời bỏ công ty cũ, bạn có thể “để dành” cho lúc gặp trực tiếp NTD.

8. Chú ý hình ảnh trong hồ sơ
Hình ảnh không phải là phần quan trọng nhất trong hồ sơ. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là bạn muốn dùng hình nào cũng được, kể cả những hình bạn chụp bằng webcam hay bạn đang ôm thú nhồi bông! Tốt nhất là bạn nên sử dụng hình thẻ chụp trong các studio.

9. Sạch lỗi chính tả
“Việt làm, xắp sếp...” bạn có cảm thấy khó chịu khi đọc những từ này? Đừng bao giờ để hồ sơ của bạn mắc lỗi chính tả. Nhìn những lỗi tệ hại như thế này, NTD rất dễ có suy nghĩ: “Ngay cả việc đơn giản nhất là viết câu chữ cho đúng chính tả, ứng viên này còn không làm được thì khó mà hy vọng anh/chị ta có thể làm được điều gì cho công ty”. Cách tối ưu để tránh lỗi chính tả là sau khi viết hồ sơ xong, bạn nên in ra giấy rồi và kiểm tra câu chữ ít nhất 3 lần.

10. Đạt điểm tối đa cho “hình thức”
Để gây ấn tượng tốt cho NTD, bạn nên trình bày hồ sơ một cách, dễ đọc, dễ nhìn. Không nên dùng các kiểu chữ (font) điệu đà, in nghiêng hay in đậm. Tốt nhất bạn nên dùng font Times New Roman hay Arial kích cỡ từ 12–14. Nhớ sử dụng dấu gạch đầu dòng (bullet point) để làm nổi bật các ý chính.

Nếu muốn giành được công việc mình mơ ước, khi viết hồ sơ, bạn phải thật tập trung và cẩn thận để không mắc những sai sót không đáng có. Cơ hội nghề nghiệp đang nằm trong tầm tay bạn! Hãy nỗ lực hết mình để đừng bỏ lỡ cơ hội của chính mình, bạn nhé!

NÊN XỬ LÝ RA SAO VỚI NHỮNG “KHOẢNG TRỐNG THỜI GIAN” TRONG HỒ SƠ TÌM VIỆC?

Ví dụ, bạn có thể nói: “Khi tôi rời bỏ công việc cũ, tôi quyết định sẽ đầu tư một khoảng thời gian xứng đáng để tìm được việc làm thích hợp nhất. Tôi không muốn “dục tốc bất đạt” vì quá trình tìm việc tốt không đơn giản chút nào: tìm kiếm, cân nhắc, đánh giá và sàng lọc kỹ tất cả những cơ hội có được…” Với cách trả lời này, bạn đã biến “khuyết điểm” thành “ưu điểm” của mình: chứng tỏ bạn là một ứng viên hết sức nghiêm túc và cẩn trọng, biết dành thời gian đầu tư nghiêm túc cho quá trình tìm việc của mình.

Khá nhiều ứng viên từng đối mặt với vấn đề tưởng như không quan trọng nhưng lại gây nhiều khó khăn cho họ khi đi phỏng vấn. Đó là khi nhà tuyển dụng yêu cầu họ giải thích những “khoảng trống thời gian” giữa các công việc trước đây.

“Khoảng trống thời gian” mô tả khoảng thời gian nhân viên không đi làm vì nhiều lý do: có con nhỏ phải ở nhà chăm sóc, nghỉ vì bệnh, đi công tác hay du lịch dài ngày, hay vì thất nghiệp tạm thời…

Một số “mẹo” nhỏ dưới đây sẽ giúp bạn trả lời tự tin cho câu hỏi “Anh/Chị công tác ở đâu từ năm… đến…?” của nhà tuyển dụng:

Trình bày kinh nghiệm làm việc liên quan đến vị trí ứng tuyển
- Hồ sơ tìm việc cần cung cấp những thông tin quan trọng nhất về kinh nghiệm làm việc, minh họa bằng ví dụ súc tích và thuyết phục về thành tích nổi bật và những kỹ năng mà bạn đã tích lũy được trong công việc trước đây.
- Thế nhưng, hồ sơ của bạn không cần phải là một bảng liệt kê cặn kẽ, chi tiết về mọi việc bạn đã làm. Chỉ trình bày thông tin về kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến yêu cầu của công việc bạn ứng tuyển.
- Vì vậy, hồ sơ tìm việc không nhất thiết phải mô tả chi ly ngày, tháng năm để không tiết lộ những khoảng trống thời gian giữa các công việc cũ (điều mà bạn không muốn cho nhà tuyển dụng biết).
- Viết hồ sơ theo trách nhiệm công việc sẽ giúp bạn không “phơi bày” những khoảng trống này.
- Chỉ nên trình bày hồ sơ trên 2 trang giấy.

Xử lý khoảng trống thời gian quá khứ
Đây là trường hợp rất có khả năng xảy ra: nhà tuyển dụng rất tinh ý và yêu cầu bạn trình bày rõ về những khoảng thời gian trống trong công việc của bạn. Vậy bạn sẽ xoay xở ra sao?

Bạn cần chuẩn bị sẵn những câu giải thích hết sức ngắn gọn. Ví dụ bạn có thể nói: “Trong khoảng thời gian trên, người thân của tôi gặp vấn đề sức khỏe và cần được tôi chăm sóc đặc biệt. Ngay sau khi giải quyết xong chuyện gia đình, tôi đã bắt đầu tìm việc ngay, vì tôi là một người rất say mê công việc.” Trong mọi trường hợp, nên tránh kể lể dài dòng và đừng quá lo lắng hay xúc động khi nhắc đến chuyện cũ.

Xử lý khoảng trống thời gian hiện tại 
Trong trường hợp “khoảng trống” này kéo dài đến thời điểm bạn đang phỏng vấn cho công việc mới thì sao? Bạn có thể xoay xở bằng những câu trả lời khéo léo sao cho phù hợp với không khí của buổi phỏng vấn.

Ví dụ, bạn có thể nói: “Khi tôi rời bỏ công việc cũ, tôi quyết định sẽ đầu tư một khoảng thời gian xứng đáng để tìm được việc làm thích hợp nhất. Tôi không muốn “dục tốc bất đạt” vì quá trình tìm việc tốt không đơn giản chút nào: tìm kiếm, cân nhắc, đánh giá và sàng lọc kỹ tất cả những cơ hội có được…” Với cách trả lời này, bạn đã biến “khuyết điểm” thành “ưu điểm” của mình: chứng tỏ bạn là một ứng viên hết sức nghiêm túc và cẩn trọng, biết dành thời gian đầu tư nghiêm túc cho quá trình tìm việc của mình.

Sự thật quan trọng bạn cần nhớ…
Đó là đừng bao giờ để suy nghĩ của bạn bị chi phối bởi những “khoảng trống” khi bạn viết hồ sơ tìm việc hay đi phỏng vấn. Ai trong chúng ta cũng có khả năng gặp phải những vấn đề như vậy. Vì vậy đừng nên xem chúng là những vật cản trở đáng sợ. Bạn hãy bình tĩnh để có thể giải thích một cách tự tin và khéo léo tất cả câu hỏi của nhà tuyển dụng.

MẪU THƯ XIN VIỆC

Với những khả năng và tính cách trên, tôi thực sự tin mình có thể đảm nhận tốt vị trí Nhân viên Marketing ở Quý công ty. Tôi rất mong ông có thể thu xếp cho tôi một buổi phỏng vấn gần đây nhất để tôi có thể trình bày cụ thể hơn khả năng của mình cho vị trí này.

Phạm Thanh Thư
999 Xô Viết Nghệ Tĩnh
Thành phố Hồ Chí Minh

TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 10 năm 2007

Ông Archie Weatherby
California Investments, Inc.
12 Nguyễn Huệ, Quận 1,
Thành phố Hồ Chí Minh

Thưa ông Weatherby,

Là một người có tính hướng ngoại và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng, tôi tin rằng mình là ứng viên lý tưởng cho vị trí Nhân viên Marketing mà quý công ty hiện đăng tuyển trên website VietnamWorks.com.

Tôi tốt nghiệp chuyên ngành Marketing của trường Đại học Kinh tế TP HCM vào tháng 8 vừa qua. Hiện tôi là chủ tịch Hiệp hội Các Nhà Kinh Tế Tương Lai mà thành phần là các cựu sinh viên của trường đại học uy tín này.

Dù là sinh viên mới tốt nghiệp, tôi đã tranh thủ trang bị cho mình những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết trước và sau khi ra trường. Tôi đã từng là nhân viên kinh doanh bán thời gian cho công ty TNHH Thành Lợi, làm phiên dịch tại hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao. Tôi còn thực tập tại công ty sơn Jotun trong 3 tháng, cùng tham gia làm nghiên cứu thị trường với bộ phận Marketing của công ty (vui lòng xem chi tiết trong hồ sơ đính kèm).

Là một người có tinh thần đồng đội và ý thức trách nhiệm cao, tôi có thể làm việc tốt với các đội nhóm và luôn đặt ra mục tiêu cao nhất và hoàn thành tốt nhiệm vụ. Ngoài ra, tôi có khả năng giao tiếp tốt, giỏi tiếng Anh nói và viết, sử dụng vi tính thành thạo, suy nghĩ độc lập và thấu đáo.

Với những khả năng và tính cách trên, tôi thực sự tin mình có thể đảm nhận tốt vị trí Nhân viên Marketing ở Quý công ty. Tôi rất mong ông có thể thu xếp cho tôi một buổi phỏng vấn gần đây nhất để tôi có thể trình bày cụ thể hơn khả năng của mình cho vị trí này.

Xin cảm ơn ông đã dành thời gian đọc hồ sơ và nguyện vọng của tôi.

Kính thư,

Thanh Thư